Yeni Dünya Düzeni ile Ortaya Çıkan Sanal Etkinlik Yöntemi

• 05.03.2021 226 Beğendin Beğen

Etkinlik, toplantı ya da kongreler marka veya kurumunuza ait kimlik, ürün veya hizmetinizi tanıtabileceğiniz etkili yollardan biridir. Marka ve müşterinin birleşme noktası olan etkinlikler, iş ağları oluşturma ve yeni ortaklıklar konusunda büyük fırsatlar sunabilir. Özellikle müşterileriniz ve iş ortaklarınızın zihninde olumlu düşünceler oluşmasını, marka bilinirliğinizin kolayca artmasını sağlar.

Teknolojik gelişmelerin sunduğu fırsatlarla birlikte oluşan yeni dünya düzeni, etkinliklerin düzenlenme biçimini etkilediği biliniyor. İnternet altyapı kalitesinin artması ve sürekli geliştirilen teknolojik araçlar insanların bir araya gelebileceği dijital ortamlar yarattı. Bu alanların sunduğu imkanların başında ise sanal etkinlikler düzenlemek geliyor. Sanal etkinlikler dünyada birçok kurum ve markanın tercih ettiği yöntemlerden biri. Zaman, mekân gibi konularda sunduğu avantajlar sıkça tercih edilmesini sağlıyor. Marka ve kurumlara istenilen yerden, belirlenen saatlerde online olarak ulaşma özgürlüğü tanıyor. Son yıllarda çoğu uluslararası marka ve kuruluşun tercih ettiği bu yöntem, tüm dünyada etkili olan Covid-19 pandemisi ile tercih edilme oranlarını artırdı ve bu oranların daha da yükseleceği düşünülüyor.

Sanal Etkinlik Nedir?

Sanal etkinlik; belli sayıda katılımcının olduğu, bir ürün, hizmet tanıtımı ya da konferans, seminer, toplantı gibi içeriklere sahip organizasyonların fiziki bir mekân yerine sanal bir ortamda, online toplantı mecraları kullanılarak gerçekleştirilmesine denir. Planlanan etkinliğin, fiziki bir etkinlikte bulunan; konuşmacı, katılımcı, saat gibi tüm bileşenleriyle birlikte Zoom, Microsoft Teams, Google Hangout, Hopin gibi online toplantı mecraları üzerinden binlerce kişiye ulaştırılmasıdır. Stüdyo kayıtları, canlı bağlantılar ve sahne tasarımları gibi etkenler sanal etkinliklerin daha etkili olmasını sağlar.

 

Sanal etkinlerin en önemli destekleyicileri ise etkinliklerin içinde yer alan video içeriklerdir. 3D sanal sahne tasarımının yanı sıra etkinliğin giriş ve çıkışında yer alan videolar, canlı yayın desteği, konuşmacı ve panelist kayıtlarının alınması ve yayınlanması için tecrübeli bir video prodüksiyon ekibine ihtiyaç duyulmaktadır. Tamamen canlı yayın mantığında ara geçiş ve jenerik videoları da kusursuz bir sanal etkinlik için olmazsa olmazlardandır.

Tüm Sektörlere Uygulanabilen Yeni Çözüm; Sanal Etkinlikler

Sanal etkinlikler tüm sektörler için düzenlenebilir. Eğitim, tıp, teknoloji, medya, gıda, giyim ve aklınıza gelebilecek tüm sektör ve kuruluşlar için gerçekleştirmek mümkündür. Düzenlemeyi planladığınız seminer, kongre, toplantı, konferans, şirket eğitimleri, kurul, bayi toplantıları, ürün tanıtımları ve konser gibi birçok etkinlik sanal ortamda gerçekleştirilebilir.

Son yıllarda global teknoloji markaları piyasaya yeni çıkardığı bir ürünü tanıtırken sanal etkinlikler düzenliyor ve tüm dünyadaki müşterilerine kolayca ulaşabiliyor. Müşterinin ürün
hakkındaki bilgileri, bizzat markanın anlatımı ile öğrenmesini sağlıyor, bu sayede müşteri ve marka arasındaki güven duygusu artıyor. Markaların iş ortaklarının yanı sıra müşterilerinin de katılımcı olabilmesini sağlayan sanal etkinlikler, marka değerini yükselten unsurlardan biri. Müşterinin, ürün ya da hizmetlerini tercih ettiği marka tarafından etkinliğe davet edilme olanağı veriyor. Bu sayede müşteri kendisini değerli hissediyor ve müşterinin markaya beslediği duygusal bağ güçleniyor.



Tıp, eğitim, teknoloji gibi sektörler ve kurumsal firmalar her yıl belirli dönemlerde düzenli olarak etkinlikler gerçekleştiriyor. Mesleki eğitim, konferans, seminer, bayi ya da kurul toplantısı gibi çeşitli içeriklere sahip bu etkinlikler kurumlar için büyük önem taşıyor. Fakat tüm dünyada etkili olan koronavirüs pandemisinin getirdiği tedbirler fiziki alan kullanımını engelliyor. Bu nedenle kuruluşlar bu etkinlikleri başka bir tarihe ertelemek gibi alternatiflere yöneliyor. Ancak salgın döneminde etkinleri ertelemek ya da iptal etmek ilerleyen süreçlerde, zamanlama ve eğitimlerin aksaması konusunda problemler yaratabilir. Bu nedenle en etkili çözüm sanal etkinlikler düzenlemek olarak görülüyor. Sanal etkinlikler, salgın döneminin yanı sıra zaman ve mekân konusunda sıkıntılar yaşandığı durumlarda da en etkili çözüm oluyor. Özellikle gerçekleştireceğiniz etkinlikte fazla katılımcının olması fakat fiziki koşulların yetersiz kalması gibi durumlarda sanal etkinlik kurtarıcınız olabiliyor. Ya da katılımcılarınızın takvimiyle uyuşmayan toplantı, seminer gibi etkinliklerin, mekân değişiminin yarattığı zaman kaybını yok ederek, kolayca gerçekleşmesini sağlıyor.

Sanal Etkinlikler ile Her Yerden Herkese Ulaşın!

Sanal etkinlikler isteğiniz kadar katılımcı davet etmenize olanak tanır. Bulunduğunuz konum fark etmeksizin yeterli altyapı desteğiniz olduğu sürece kolayca erişim imkânı verir. Fakat buradaki en önemli nokta katılımcıların etkinliğinizden haberdar olması ve programını etkinliğe uygun ayarlaması ile ilgilidir. E-posta atarak katılımcıları haberdar etmek bir yoldur, lakin katılımcılarınıza her gün onlarca mailin geldiği düşünülürse etkinliğin unutulması olasıdır. Bu nedenle etkinliğinizi duyururken etkili ve akılda kalıcı bir yöntem belirlemeniz gerekir. Video, bu ihtiyacınızı giderecek en etkili yollardan biridir. Etkinliğinize dair, saat, kullanacağınız online mecra ve konuklar gibi detayların bulunduğu etkileyici bir tanıtım videosu hazırlamak ve sahip olduğunuz sosyal medya kanallarından paylaşmak etkinliğinizin kolayca duyulmasını sağlayacaktır. Videonun kolay yayılabilir oluşu ile de katılımcıların sürekli olarak hatırlamasına fırsat verecektir. Sanal etkinliklerinize dair hazırlanacak olan masaüstü video ya da animasyon video; önceki etkinliklerinizden olabileceği gibi 2d animasyon olarak da hazırlanabilir. Önemli olan videonuzun etkileyici ve profesyonel kişilerce hazırlanmış olmasıdır.

Sanal Etkinlikler ile Mekân ve Zaman Tasarrufu Sağlayın!

Sanal etkinliklerin en büyük artılarından biri de zaman açısından büyük tasarruf sağlamasıdır. Belli bir mekânda düzenleyeceğiniz etkinliğe oranla daha hızlı gerçekleştirmenizi sağlar. Mekâna ulaşım, etkinlik alanının düzenlenmesi, katılımcılara sunulacak ikramlar için ayrılan hazırlık süresi, katılımcıların konaklama alanlarının planlanması gibi zaman gerektiren tüm hazırlık süreçlerini ortadan kaldırır. 3D olarak tasarlanan bir sanal sahne ya da kurumsal kimliğinize uygun bir arka plan tasarımı ile mekânınız hazır hale gelir. Sanal etkinliğin, insanlara her yerden katılabilme özgürlüğü tanıması sayesinde iş yerinizden ya da evininizden ekstra bir çaba gerektirmeden, tek bir tık ile katılımcı olabilmenizi sağlar. Konuşmacı ya da panelistlerin uzaktan çekim yöntemi ile ön kayıt alınarak yayına verilmesi de takvim sıkışıklığı gibi zaman sorunlarını ortadan kaldıran önemli bir çözümdür. Bu sayede iş planınızda ya da günlük planınızda size fazladan zaman verir. Çünkü gerçek bir mekânda düzenlenen etkinlik için günlük planlarınızdan, hazırlık süreçlerine dair bir zaman payı ayırmanız gerekir. Fakat sanal etkinlikler bu süreçleri ortadan kaldırarak büyük bir zaman tasarrufu yapmanızı sağlar. Zaman ve fiziki alanlar konusunda problemler yaşıyor, pandemi nedeniyle gerekli katılımcı sayısına ulaşamıyorsanız sanal etkinlik düzenlemek en doğru tercih olacaktır. Yeni dünya düzeninin getirdiği teknolojik olanakları değerlendirmek markanızın yenilikçi vizyonunu göstermesine de yardımcı olacaktır.

Profesyonel Destek ile Sanal Etkinlik Deneyiminizi Zirveye Çıkarın!

Etkinliklerinizi sanal ortamda gerçekleştirme planlarınız varsa dikkat etmeniz gereken hususları iyi bilmeniz gerekir. Sanal etkinliklerin, fiziki alanlarda gerçekleştirilen etkinliklerden daha kolay gerçekleşebiliyor olması genellikle yanıltıcı olabiliyor. Öncelikle teknik anlamda sağlam bir ön hazırlık yapmanız gerekiyor, bu nedenle alanında profesyonel kişilerden destek almanız kaliteli bir etkinlik süreci geçirmenizde etkili olacaktır. Sanal etkinlikleriniz, fiziki bir mekânda gerçekleştirdiğiniz etkinlikler gibi etkili olması için kreatif anlamda alacağınız destek de çok önemlidir. Etkinliğin amacına ulaşabilmesi genellikle katılımcıların memnuniyeti ile ilgilidir, bu yüzden etkinlik duyurusundan sahne tasarımına kadar etkinliğe dair tüm süreçler kontrollü ilerlemelidir. Kreatif bir bakış açısıyla hazırlanmış duyuru, etkinliğe ilgiyi artırırken, etkinlik için hazırlanan sanal sahne tasarımı da katılımcılar üzerinde aynı oranda etkili olacaktır. Bu nedenle sanal etkinliklerinizde gösterdiğiniz özen, sizin marka, kurum ya da kuruluş olarak sahip olduğunuz vizyonun bir yansıması da olacaktır.

Volans Video Ajansı, profesyonel kadrosu ve son teknoloji ekipmanları ile etkinlik sürecinizin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Sanal etkinlikleriniz için gerekli olan; stüdyo, 3D sanal sahne tasarımı, konuşmacı kaydı, etkinlik duyurusu ve geçiş videoları, canlı yayın hizmeti gibi tüm video süreçlerini baştan sona yönetir. İletişiminizi sürdürebilir kılmak, yenilikçi ve vizyoner marka bakış açınızı iletişimin tüm kanallarına yaymak ve kusursuz sanal etkinlik deneyimini yaşamak için Volans Video Ajansı ile hemen iletişime geçebilirsiniz.